「添え状」は「カバーレター」「書類送付書」などとも呼ばれ、書類を相手に送る際に同封する書面です。
一般的にはビジネスマナーとして、何かしらの書類を送付するときに添え状は必須ですが、看護師の転職の際に送付する履歴書にも添え状は必要なのでしょうか。
採用の合否にかかわるのか、また受け取る側の印象についてもうかがってみましたよ。
1． 添え状はどういうものですか？
人と人とが仕事の用件で会ったとしても、はじめは挨拶と自己紹介からですよね。
同様に、何らかの書類を送ったとき、封を開けた人に対して「これこれの書類を送りますので、よろしくお願いいたします」という挨拶をするための書面だと考えて良いでしょう。
仕事で会った相手に、いきなり仕事の話を切り出すより「最近寒くなってきましたね。今日はご足労いただきありがとうございます」といった時候の挨拶などした方が印象も良いでしょうし、その後の話がスムーズに進みます。
添え状はそれと同様、ただ書類を送りつけるのと違いソフトでスマートな印象を与えることができるというわけです。
また、送付した書類に不足がないかを確認できたり、書類に対して返事が欲しいなどの要望を書き添えたりといったメリットもあります。
2． 看護師の履歴書にも添え状をつけるべき？
ビジネスマナーといっても、履歴書の添え状は採用の合否にはかかわりません。
ですので、自分の判断でかまわないのです。
ビジネスでの添え状は、宛名、日付、時候の挨拶、送付内容、自分の名前が基本です。一般職の人ならテンプレートを用意していることも多いようです。
必要だと思うようなら、ネットで探してダウンロードできますよ。
総合病院の事務長はこんなふうに言っていました。
「履歴書だけが入っていることの方が多いですよ。添え状があれば丁寧な人だなという印象はもちろん残ります。ネットからのテンプレートを使うのも良いですが、手書きのものでも充分です。『履歴書を送付します。よろしくお願い申し上げます』程度で丁寧さは伝わります」
まとめ
ビジネスマナーとしての添え状ですので、社会人としてはそのくらい当然と考える人も多いことでしょう。そういう人は添え状を付けると良いですね。
封筒にただ履歴書だけをいれて送るというのはやはりなんとなく抵抗がありますよね。そういうときはきちんとした添え状ではなくても良いので、ひとこと書いた手書きのものでも良さそうです。
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